Musikcentrum Syds policy för hantering av personuppgifter

Den 25 maj träder EU:s nya dataskyddsförordning General Data Protection Regulation (GDPR) i kraft, vilket bland annat innebär hårdare krav på hantering av personuppgifter. Musikcentrum Syd hanterar personuppgifter för en mängd ändamål kopplat till vår verksamhet. Här förklarar vi vad den nya dataskyddspolicy som Musikcentrum Syd inför kommer innebära, till exempel vilka personuppgifter som Musikcentrum Syd behandlar, för vilka ändamål denna behandling sker och vilka rättigheter du som registrerad har samt var du kan vända dig om du har frågor kring Musikcentrum Syd användning av dina personuppgifter.

Varifrån kommer de personuppgifter som Musikcentrum Syd behandlar?
De personuppgifter som Musikcentrum Syd samlar in och hanterar hämtas oftast direkt från dig som medlem eller som deltagare i den verksamhet som bedrivs av förbundet. Musikcentrum Syd hämtar dock i vissa fall även in personuppgifter från anslutna föreningar och musikgrupper. Det kan också förekomma att personuppgifter hämtas in från externa parter eller register.

Vilka kategorier av personuppgifter behandlar Musikcentrum Syd?
De personuppgifter Musikcentrum Syd behandlar kan delas in i följande kategorier:
- Medlemsuppgifter (namn och adressuppgifter, födelseår, e-post, medlemstillhörighet, medlemstyp, inloggningsuppgifter)
- Verksamhetsrelaterade personuppgifter (innefattande t.ex. eventanmälningar, namn och kontaktuppgifter för förtroendevalda och deltagare i nationella nätverk).
- Förmedlingsrelaterade personuppgifter (uppgifter om yrkesverksamhet, utbildning, turné- och karriärplaner)

För vilka ändamål behandlas dina personuppgifter?
Alla personuppgifter som Musikcentrum Syd samlar in behandlas för ett särskilt ändamål. Dina uppgifter hanteras enbart utifrån de behov som finns i Musikcentrum Syd verksamhet. Exempel på sådana behov är bland annat administration av medlemsregister, distribution av nyhetsbrev och andra former av kommunikation till dig som medlem, presentation i enlighet med vårt förmedlingsuppdrag av dig som medlem för arrangörer, bokare mfl.

Mer specifikt kan behandling av dina uppgifter ske för följande ändamål:
- Administration av Musikcentrum Syd
- Administration av medlemsregister och medlemsförmåner
- Administration av eventverksamhet och studiecirklar
- Marknadsföring av Musikcentrum Syd verksamhet
- Kontaktförmedling inom musiklivet
- Marknadsföring av dig som medlem i förmedlingssyfte

Vilka kan Musikcentrum Syd komma att dela dina personuppgifter med?
Som den sambandscentral vi är för musiklivet i södra Sverige, hjälper vi till att förmedla kontakt mellan olika aktörer i musik-Sverige. Däremot kommer vi aldrig sälja dina personuppgifter och inte heller lämna ut dem till externa företag och organisationer, utöver de som hjälper oss med hantering av medlemsregister och utskick av nyhetsbrev och i samband med förmedling av uppdrag till dig som medlem. Om du vill få närmare information om de externa parter (dvs. personuppgiftsbiträden) som dina personuppgifter kan komma att lämnas ut till kan du kontakta vårt kontor.

Hur länge sparas personuppgifterna?
Insamlade personuppgifter lagras eller behandlas så länge ändamålet för vilket uppgifterna inhämtades kvarstår, om inte annat framgår av gällande lagstiftning eller andra regler för verksamheten. I praktiken innebär detta att dina uppgifter kommer att sparas under tiden för ditt medlemskap i Musikcentrum Syd. Därutöver kan viss information sparas för ytterligare en tid beroende på de bokförings- och arkivregler som gäller för Musikcentrum Syd verksamhet. För personuppgifter kopplade till eventaktiviteter, förmedlingsuppdrag  och liknande kommer dessa endast att sparas till och med att aktiviteten har genomförts.

Var behandlas dina personuppgifter?
Musikcentrum Syd lagrar och hanterar personuppgifter i flera olika system, t ex i medlemsregister, i kontaktregister och artiklar på hemsidan, i register för att skicka nyhetsbrev, i fakturerings- och lönesystem samt i personalens e-mailsystem och telefonkontakter. Musikcentrum Syd lagrar och behandlar personuppgifter i Sverige.

Vem ansvarar för behandlingen av dina personuppgifter?
Det är styrelsen för Musikcentrum Syd som är personuppgiftsansvarig i organisationen. För mer info kontakta vårt kontor.

Dina rättigheter
- Rätten att bli informerad. Du har rätt att få information om vilka personuppgifter som Musikcentrum Syd har om dig, om ändamålen med behandlingen och vilka mottagare som uppgifterna lämnas ut till. Om du som registrerad motsätter dig viss behandling av dina personuppgifter som är baserad på Musikcentrum Syd berättigade intresse, kan du invända mot det genom att skriftligen meddela detta till info@musikcentrumsyd.se. Musikcentrum Syd kommer då att göra en intresseavvägning och meddela dig resultatet av denna prövning.

- Rätten att få information korrigerad. Om du vill ändra eller korrigera några av dina personuppgifter kan du göra det genom att kontakta info@musikcentrumsyd.se.

- Rätten att bli raderad. Du har rätt att få dina uppgifter raderade i de fall dina uppgifter inte längre är nödvändiga för det syfte de blev insamlade. Du kan i vissa fall ha rätt att kräva att Musikcentrum Syd begränsar behandlingen av uppgifterna i fråga.

Läs om alla dina rättigheter på Datainspektionen.se

Vill du få mer information om Musikcentrum Syd hantering av personuppgifter kan du kontakta info@musikcentrumsyd.se.